Langkah Mudah Dalam Menyusun SOP Bagi Perusahaan – Bagi manajemen perusahaan, membuat SOP adalah perihal yang begitu esensial. Tidak dimungkiri memang karena pada dasarnya SOP memiliki fungsi yang sangat penting, terutama dalam sistem manajemen perusahaan. Ya, dengan adanya SOP yang baik, maka seluruh divisi yang ada di dalam perusahaan bisa bekerja sesuai tupoksi masing-masing secara maksimal.
Pertanyaan yang kemudian cukup sering muncul adalah bagaimana langkah mudah dalam menyusun SOP?
Tentu saja, bagi manajemen perusahaan, mengetahui cara menyusun SOP yang tepat adalah kunci untuk menghasilkan prosedur terbaik demi target perusahaan yang tercapai.
Langkah Mudah Dalam Menyusun SOP
Adapun beberapa langkah mudah dalam penyusunan SOP yang perlu diketahui diantaranya adalah sebagai berikut:
1) Membentuk tim pembuatan SOP
SOP tidak bisa dibuat secara asal-asalan sehingga harus dibentuk tim khusus sebagai pembuat. Idealnya, dalam pembuatan SOP, beberapa pihak penting seperti perwakilan SDM setiap divisi serta HRD mendapatkan porsi yang paling banyak.
2) Mempelajari proses bisnis perusahaan
Apabila tim penyusun SOP sudah terbentuk, maka langkah awal yang perlu dilakukan oleh tim tersebut adalah mempelajari proses bisnis perusahaan. Ini adalah langkah krusial untuk mengetahui bagaimana setiap elemen di dalam perusahaan tersebut bekerja, misalnya mulai dari proses produksi, penjualan, dan lainnya.
3) Menyusun flow chart
Proses bisnis yang dipelajari nantinya dituangkan ke dalam flow chart. Tujuan pembuatan flow chart ini adalah untuk visualisasi data yang sudah terkumpul sebelumnya. Dengan demikian, nantinya hubungan antar departemen akan cenderung lebih mudah dilihat.
4) Review hasil penyusunan flow chart
Flow chart sebagai embrio dari SOP tersebut harus mendapatkan review dari pihak terkait. Salah satu cara yang umum dilakukan adalah dengan membagikan rancangan tersebut ke setiap department.
Nah, nantinya, setiap department tersebut bisa memberikan koreksi, penambahan, atau tambahan lain pada rencana SOP yang dibuat. Dengan demikian, rancangan tersebut akan cenderung lebih sesuai dengan kebutuhan antar department.
5) Simulasi SOP
Setelah flow chart dan koreksi diterima serta perbaikan dilakukan, maka simulasi pada SOP yang sudah dibuat adalah langkah lanjutan untuk merumuskan SOP perusahaan. Tujuan dari simulasi atau SOP ini adalah untuk mengetes apakah masih ada ketidaksesuaian antara prosedur yang dibuat dengan kenyataan yang ada di lapangan.
6) Evaluasi dan perbaikan setelah simulasi
Apabila periode simulasi sudah selesai, maka langkah selanjutnya adalah melakukan evaluasi bersama tim yang sudah ditunjuk untuk menyusun SOP tersebut. Perlu diketahui bahwa masing-masing divisi bisa memiliki target yang berbeda. Oleh karenanya, perbaikan SOP harus disesuaikan dengan kondisi riil tersebut.
7) Persetujuan SOP baru
Apabila proses evaluasi sudah selesai dan SOP baru sudah sesuai dengan apa yang menjadi target sekaligus keadaan di lapangan, maka SOP yang sudah dibuat bisa disetujui.
Dalam hal ini, persetujuan mengenai SOP baru tersebut dibubuhkan oleh otoritas tertinggi dalam perusahaan. Apabila SOP sudah disetujui, maka prosedur tersebut bisa mulai diterapkan. Hanya saja, tim pembuat harus memiliki salinan SOP resmi untuk arsip.
8) Sosialisasi SOP
Dalam proses pelaksanaan, SOP baru harus melalui proses sosialisasi terlebih dahulu. Sosialisasi ini sangat penting terlebih menyangkut perubahan-perubahan yang muncul dalam proses pembuatan SOP tersebut.
Nah, beberapa hal di atas adalah bagaimana langkah mudah dalam menyusun SOP perusahaan yang bisa dilakukan. Seiring berjalan waktu, SOP perusahaan bisa saja dievaluasi dan diubah dengan kesepakatan bersama, terutama untuk meraih target lainnya.
