Apa Saja yang Perlu Dipersiapkan Sebelum Membuat SOP? – Bisa dikatakan bahwa setiap organisasi, perusahaan, jajaran atau badan lainnya, pasti memiliki aturan yang diterapkan dan juga standar yang dijadikan acuan. Hal ini cukup beralasan karena dengan aturan dan standar tersebut aktivitas yang dilakukan di dalamnya bisa disesuaikan dengan kebutuhan dan bisa berjalan lancar untuk mendapatkan target yang ditetapkan.
Aturan dan standar yang diterapkan tersebut disebut dengan SOP atau Standar Operasional Prosedur. Anda tentu sudah familiar dengan istilah ini, bukan?
Secara singkat, SOP adalah suatu prosedur yang diterapkan dan menjadi acuan semua pihak yang terhubung dalam suatu perusahaan, organisasi, atau badan lainnya. Tidak berlebihan jika menyebut SOP menjadi semacam penentu bagaimana jalannya sistem manajemen yang ada di dalam suatu perusahaan.
Poin-Poin yang Perlu Dipersiapkan Sebelum Membuat SOP
Nah, sejalan dengan pentingnya SOP, ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan terlebih dahulu sebelum membuat SOP yang tepat. Beberapa persiapan yang dimaksud diantaranya adalah sebagai berikut:
- Tim yang tepat dan berpengalaman
Sebagaimana dibahas sebelumnya bahwa SOP nantinya akan menjadi acuan menyeluruh dalam proses manajemen perusahaan, organisasi atau badan lainnya. Oleh karenanya, bisa dipastikan bahwa prosedur yang dibuat tersebut harus bisa menjawab kebutuhan perusahaan dan bisa diterapkan dalam kurun waktu yang lama.
Berdasar keterangan tersebut, SOP tidak bisa dibuat secara asal-asalan dan oleh tim yang tidak berkompeten. Oleh karenanya, untuk membuat SOP yang tepat, maka tim yang tepat serta berpengalaman perlu disiapkan.
Dengan tim yang tepat, maka hasil SOP pun nantinya akan lebih berkualitas. Hanya saja, secara umum, bagian SDM dan HRD seharusnya memiliki porsi lebih terkait pembuatan SOP.
- Pemetaan dan pengumpulan data
Pemetaan serta pengumpulan data juga termasuk persiapan awal yang penting untuk membuat sebuah SOP. Hal ini dikarenakan proses pemetaan yang dilakukan nantinya bisa menjadi langkah untuk mengetahui kondisi manajemen yang ada sebelumnya –yang kemungkinan dijalankan dengan menggunakan SOP yang lama.
Tentu, untuk mengetahui kondisi riil di lapangan, maka pemetaan dan pengumpulan data ini harus dilakukan dengan detail dan menyeluruh. Ada cukup banyak cara yang bisa dilakukan dalam proses ini, salah satunya adalah dengan mencari informasi dari dokumen yang digunakan.
- Auditor yang tepat
Rancangan SOP yang nantinya dibuat harus dicek dan dilakukan evaluasi. Memang, evaluasi tersebut bisa dilakukan secara internal. Namun, pengecekan secara eksternal juga diperlukan.
Proses yang satu ini bisa dikatakan cukup penting karena auditor eksternal umumnya akan melakukan tugas secara profesional tanpa adanya kepentingan yang beragam. Oleh karenanya, ketika hendak menyusun SOP yang baru, maka menentukan auditor eksternal dari awal menjadi hal penting agar proses penyusunan bisa berjalan lebih cepat.
- Strategi penerapan
Hal lain yang tidak boleh dilupakan ketika hendak membuat dan menyusun SOP baru adalah strategi penerapan. Ya, dengan strategi yang tepat nantinya SOP bisa berjalan sebagaimana yang diinginkan.
Nah, berkaitan dengan strategi penerapan, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Beberapa hal yang paling penting adalah simulasi dan sosialisasi. Dengan simulasi, maka tim penyusun nantinya bisa melihat bagaimana implementasi dari SOP tersebut. Selain itu, dengan sosialisasi, maka para karyawan pun nantinya bisa mengetahui SOP baru dengan jelas.
Beberapa hal di atas adalah persiapan mendasar yang penting dilakukan ketika hendak membuat SOP yang baru. Sebagai tambahan, evaluasi juga perlu dilakukan agar nantinya kesalahan dan kekurangan SOP bisa ditanggulangi dengan baik.
