Standar Operasional prosedur atau biasa disingkat dengan SOP, merupakan hal utama yang diperlukan dalam membangun sistem untuk sebuah kemampuan bekerja yang terstruktur dan sesuai dengan standar yang ada.
SOP ini akan dirancang menyesuaikan dengan visi dan misi tim dalam bekerja secara formal dan juga terkoordinasi, sehingga akan membuat produktivitas dan juga meminimalisir kesalahan yang berulang.
Selain dalam sebuah perusahaan, standar operasional prosedur organisasi juga sangat dibutuhkan untuk membentuk organisasi yang terstruktur.
Apakah Pengertian dari Standar Operasional Prosedur Organisasi?
SOP atau Standar Operasional Prosedur adalah sebuah acuan pokok yang akan mengatur tahapan maupun langkah pada setiap aktivitas aplikatif yang dilakukan, yang merupakan aktivitas kerja dalam sebuah perusahaan.
Di sisi lain, SOP juga dirancang untuk menentukan pekerjaan setiap individu maupun tim dalam proses formal dan terstruktur. Dalam menjalankan langkahnya dengan benar, setiap individu memiliki karakteristik yang berbeda-beda. Hal ini yang menyebabkan bahwa SOP dapat membantu mengerjakan pekerjaan sesuai visi misi dengan perbedaan karakteristik setiap individu.
Begitu juga dengan penerapan SOP pada organisasi, di mana SOP dibutuhkan sebagai pedoman bagi banyaknya karakter dari masing-masing anggota.
Selain itu, masih ada banyak fungsi lain dari adanya standar operasional prosedur organisasi. Beberapa diantaranya yaitu dapat menciptakan standar kinerja pada setiap anggota dan dapat menjadi bahan training serta membantu anggota baru agar lebih cepat beradaptasi dengan pekerjaan.
Tahap – Tahap dalam membuat Standar Operasional Prosedur Organisasi
Langkah yang harus diambil dalam membuat standar operasional prosedur organisasi sudah diatur dalam PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008. Di dalamnya disebutkan bahwa standar SOP memiliki beberapa prinsip yang harus diterapkan yaitu kejelasan, efisiensi dan efektivitas. Selain itu juga memperhatikan ukuran, berorientasi pada organisasi, dinamis. selaras dan patuh terhadap hukum dan kepastian hukum.
Nah, untuk membuat standar operasional prosedur organisasi yang baik, Anda dapat mengikuti beberapa langkah berikut.
1. Membuat Susunan Kerja
Sebagai pimpinan Anda harus membuat susunan kerja secara terstruktur dan adil kepada seluruh anggota organisasi, baik dari atasan hingga bawahan dengan menentukan hal-hal yang akan diterapkan dalam SOP yang dibuat.
2. Membuat Perencanaan Alur Proses
Membuat perencanaan alur proses ini berawal dengan menentukan format kemudian dilanjutkan dengan menyetujui format dan membuat template. Selanjutnya menetapkan alur proses yang akan diikuti oleh seluruh anggota, dan yang terakhir adalah menentukan bagaimana SOP yang dibuat dapat diakses dengan mudah oleh seluruh anggota organisasi.
3. Wawancara dengan Anggota Organisasi
Tanggapan dan saran dari setiap anggota merupakan hal yang penting ketika membuat SOP yang disesuaikan dengan kemampuan dari anggota organisasi.
4. Tulis, membahas dan mensosialisasikan
Ketika sudah selesai melakukan wawancara dengan anggota organisasi, lanjutkan dengan menulis standar operasional untuk organisasi yang sudah dibuat. Setelah itu dilanjutkan dengan membahas dengan pihak-pihak terkait mengenai kesempatan SOP.
Jika sudah mendapatkan kesepakatan SOP yang akan diterapkan oleh seluruh anggota organisasi, maka dilanjutkan dengan mensosialisasikan kepada seluruh anggota.
5. Memberikan Pelatihan
Setelah SOP disepakati kemudian dilanjutkan memberikan pelatihan dengan tujuan agar SOP berjalan baik sesuai prosedur.
6. Evaluasi
Evaluasi ini dapat dilakukan secara rutin untuk melihat efektif dan efisien SOP yang sudah berjalan, apakah diperlukan inovasi atau akan dihilangkan sesuai dengan kebutuhan yang ada.
Hal ini yang perlu Anda tahu mengenai standar operasional prosedur organisasi. Beberapa hal yang sudah dijelaskan di atas mulai dari pengertian, fungsi hingga tahapan dalam membangun standar prosedur pada organisasi dapat Anda terapkan dengan baik dalam membangun SOP pada organisasi yang sedang Anda bina.
