Mengetahui cara membuat job description bagi manajemen sebuah perusahaan tentu menjadi hal yang sangat penting. Ya, hal ini sejalan dengan fungsi dari job description yang sangat berpengaruh pada bagaimana perusahaan bisa berjalan dengan baik dan lancar, terutama dalam menghadapi persaingan yang semakin sengit.
Tidak hanya itu, job description juga memegang peranan yang sangat penting terkait strategi dalam perekrutan karyawan. Dengan rancangan job description yang tepat, maka Anda nantinya bisa menarik kandidat terbaik dan mampu memenuhi persyaratan yang dicari.
Nah, pada kesempatan ini akan dibahas beberapa hal terkait job description, terutama cara untuk membuatnya. Poin ini penting diketahui terutama untuk Anda yang berada di dalam devisi manajemen perusahaan ataupun bertindak sebagai HR.
Apa Itu Job Description?
Sebelum membuat job description yang tepat, Anda perlu mengetahui apa yang sebenarnya dimaksud dengan job description tersebut. Pemahaman mendasar seperti ini tentu saja sangat penting karena nantinya akan berpengaruh pada bagaimana Anda bisa menyusun job description yang tepat.
Secara singkat, job description merupakan sebuah rangkuman yang menjelaskan tentang tugas, tanggung jawab, kualifikasi, serta keterampilan yang diperlukan untuk suatu posisi pekerjaan. Memang, job description berguna untuk masalah perekrutan. Namun, job description juga memiliki peran yang lebih luas, terutama terkait implementasi visi dan misi perusahaan.
Misalnya saja, job description akan menjadi sebuah referensi manajemen. Detail informasi di dalam job description akan menjadi dasar pemahaman manajer baru untuk memahami ruang lingkup dan tanggung jawab yang diharapkan oleh perusahaan.
Cara Membuat Job Description
Berbincang tentang membuat job description, ada beberapa cara yang perlu diperhatikan. Untuk lebih detailnya, berikut cara membuat job description bagi karyawan:
1. Melakukan analisis pekerjaan
Untuk membuat job description, maka langkah pertama yang harus dilakukan adalah analisis pekerjaan. Proses ini nantinya akan memberikan gambaran yang jelas tentang seluk beluk pekerjaan tersebut.
Ada beberapa pertanyaan yang bisa menjadi dasar melakukan analisis pekerjaan, seperti:
- Apakah ada tekanan baik dari internal atau eksternal yang berpengaruh
- Bagaimana permintaan terhadap pekerjaan tertentu dalam waktu 5 tahun terakhir?
- Adakah perubahan yang terjadi pada detail pekerjaan setelah beberapa waktu tertentu?
Dengan berbekal pertanyaan yang detail, maka Anda nantinya bisa merumuskan bagaimana kondisi pekerjaan dan apa yang diperlukan. Nah, dengan demikian, kerangka job description bisa terbentuk.
2. Ketahui apa yang harus ditulis di dalam job description
Perlu diketahui bahwa ada beberapa hal yang harus disertakan dalam rumusan job description di mana detail informasi tersebut nantinya berguna untuk memahami posisi pekerjaan dengan lebih baik. Adapun beberapa detail yang dimaksud misalnya judul pekerjaan, ringkasan pekerjaan, gambaran tanggung jawab, dan lainnya.
3. Menulis job description dengan spesifik
Sebagaimana disinggung sebelumnya bahwa job description membahas tentang detail apa saja yang perlu diperhatikan oleh seorang karyawan. Oleh karenanya, job description harus dibuat dengan spesifik dan benar. Semakin detail job description, maka karyawan akan mendapatkan bantuan memahami pekerjaan dengan lebih baik.
4. Menyertakan informasi lain
Dalam pembuatan job description, beberapa informasi lain perlu ditambahkan seperti kualifikasi dan keterampilan, lokasi pekerjaan, serta lainnya. Detail semacam ini juga akan menunjang pemahaman karyawan dan memudahkan HR untuk melakukan perekrutan.
Seiring dengan pentingnya job description, maka pembuatannya tidak bisa dilakukan secara asal-asalan. Nah, dengan mengikuti panduan cara membuat job description di atas, Anda bisa melakukan penyusunan job desk dengan lebih mudah.
