Di balik berjalannya sebuah perusahaan, tidak sedikit yang masih bingung atau tidak memiliki KPI atau target yang dikembangkan tidak secara sistematik. Ada juga yang sudah memiliki KPI, tetapi belum dapat merasakan dampak penerapan KPI terhadap kinerja perusahaan.
Sebenarnya, kapan perusahaan menggunakan KPI agar penerapan KPI tidak sia-sia dan sesuai dengan perencanaan kinerja perusahaan? Ternyata ada beberapa hal yang harus dipenuhi jika menginginkan manfaat penuh dari KPI.
Kenapa Perusahaan Menggunakan KPI?
Sebelum membahas tentang waktu terbaik penerapan KPI pada perusahaan, pahami secara seksama maksud dan manfaat dari adanya KPI itu sendiri.
KPI atau Key Performance Indicators adalah indikator kinerja kunci yang bersifat terukur dan memberikan informasi sejauh mana sasaran strategis dari tingkat Top Management sampai pada KPI tingkat individu dapat tercapai.
Adapun manfaat yang diberikan adalah:
- membantu pimpinan bisnis melakukan evaluasi kinerja departemen hingga individu
- meningkatkan movitasi karyawan untuk memenuhi tanggung jawab mereka
- sebagai alat bantu objektif untuk mengevaluasi karyawan
- tolak ukur dalam memberikan insentif atau bonus kepada karyawan
Kapan Perusahaan Menggunakan KPI untuk Mencapai Tujuan Strategis?
Jika ingin meraih manfaat KPI secara optimal, sebaiknya pastikan beberapa hal berikut sudah dilaksanakan perusahaan.
1. Struktur organisasi jelas
Ini merupakan bagian penting suatu perusahaan. Bukan hanya sekadar jabatan, struktur organisasi menentukan kejelasan deskripsi pekerjaan yang dapat membantu mencapai target tujuan perusahaan lebih cepat.
Struktur organisasi juga harus dilakukan evaluasi. Bagaimana pencapaian individu berdasarkan jabatan mencapai visi-misi? Jika ingin diubah, bentuk organisasinya seperti apa?
2. Memiliki Visi, Misi, Sasaran, Strategi, Kebijakan & Program
Tidak hanya kejelasan struktur organisasi, pastikan juga 6 elemen ini sudah dimiliki perusahaan. Jika tidak memiliki salah satunya, dipastikan akan terjadi salah satu hal berikut selama perusahaan berjalan:
- bingung dengan tujuan perusahaan
- karyawan merasa frustasi karena tahapan proses kerja tidak jelas
- proses kerja tidak terarah
- proses kerja tidak efektif
- karyawan salah langkah
- proses kerja tidak efisien
Maka dari itu, penting untuk menjawab beberapa pertanyaan berikut:
- Apakah sudah memiliki visi yang jelas?
- Bagaimana cara mencapai visinya?
- Apa saja yang menjadi target perusahaan?
- Bagaimana cara perencanaan strategisnya?
- Apakah ada SOP dan aturan lainnya?
- Apakah memiliki program?
3. Sistem yang dimiliki sudah lengkap
Selain landasan perusahaan, pengadaan sistem juga wajib dimiliki. Bukan sistem yang mewah, melainkan lengkap dan terstruktur.
Sistem memiliki andil besar bagaimana sebuah bisnis dapat terus berkelanjutan, menghasilkan produk berkualitas baik, dan memastikan dapat memenuhi jumlah produksi demi kepuasan pelanggan. Semua hal tersebut nantinya akan berpengaruh pada pendapatan yang berdampak pada kesejahteraan karyawan.
4. Adanya pemantauan proses karyawan bekerja secara optimal
Sebelum merancang KPI, bagian manajemen perlu memastikan Performance Management berjalan dengan seimbang antara tujuan dan fasilitas karyawan. Bukan hanya pencapaian saja yang diperhatikan, namun karyawan juga diberi pengetahuan atau tools agar bisa mencapai itu sehingga nantinya KPI dapat tercapai dengan nilai memuaskan.
5. Mapping Business Process
Mapping Business Process juga penting dimiliki untuk memastikan proses bisnis berjalan sesuai dengan masing-masing peran struktur organisasi.
6. Memiliki Forecast Order yang teridentifikasi
Terakhir, yakni pastikan Forecast Order sudah teridentifikasi, seperti:
- Input yang mencakup target harga, spesifikasi produk, persyaratan transportasi, dan jadwal
- Output meliputi penawaran harga
- Kemudian, bagaimana proses itu sendiri terjadi dan apa saja yang mempengaruhi proses tersebut
Jadi, jawaban kapan perusahaan menggunakan KPI adalah tepat setelah keenam hal di atas terpenuhi. Rancangan KPI dengan pendekatan terbaik sekalipun akan gagal atau tidak memberikan manfaat yang tidak sebanding jika keenam hal di atas tidak terpenuhi.
